لقد عملنا جميعًا من المنزل الآن لعدة أسابيع ، ولا نهاية للقصص – الجيدة والسيئة – حول التجربة. ولكن هناك بعض التداعيات المهمة التي يجب على تكنولوجيا المعلومات والمنظمات ، بشكل عام ، استيعابها ، ليكونوا جاهزين عند وقوع الكارثة التالية. فيما يلي قائمة بـ 5 “معلومات تعليمية” يجب أخذها في الاعتبار عند وضع الخطط الإستراتيجية للمستقبل.
المحتويات
1. التطبيقات السيئة لا تتسع بشكل جيد
أحد المفاهيم الواضحة التي لم تكن دائمًا على رأس اهتمامات المؤسسات هو مدى جودة التطبيقات التي يجب تشغيل أعمالي عليها. في الواقع ، نظرًا لأن العديد من التطبيقات لا تتمتع بأفضل تجربة للمستخدم ، فمن الشائع أن الموظفين غالبًا ليسوا منتجين كما ينبغي.
غالبًا ما تكون هذه مشكلة خفية عندما يعمل الجميع من مواقع الشركة ، ويمكن للمستخدمين مساعدة بعضهم البعض (يظهر بحثنا أن ما يصل إلى 25 بالمائة من وقت الموظفين يقضون في مساعدة العمال الآخرين في حل مشكلات الكمبيوتر).
يزداد الأمر سوءًا عندما يعمل الجميع عن بُعد. يمكن أن يكلف أي تأثير سلبي متواضع بنسبة 5 في المائة على الإنتاجية مؤسسة تضم 10000 موظف وقد تصل إلى 3 ملايين دولار شهريًا. علاوة على ذلك ، مع هذه الإنتاجية المفقودة ، يصعب إنجاز المهمة بنفس مستوى التوظيف. يجب على الشركات أن تنظر في تجربة المستخدم لجميع التطبيقات الموجودة لديها ، وأن تقوم بترقيتها / تحسينها الآن.
2. لا يجب أن يكون التعاون الجيد دائمًا شخصيًا
ناقشنا لسنوات عديدة كيف كانت مؤتمرات الفيديو طريقة رائعة لتقليل حاجة الموظفين للسفر إلى مكاتب أخرى. لكن لم يكن لها تأثير كبير في الواقع حيث كان الناس ما زالوا يريدون الاجتماع شخصيًا ومناقشة الأمور.
لقد ثبت أن الاستخدام الأكبر الحالي لا يمثل أي عائق أمام الحصول على الأشياء
لقد عملنا جميعًا من المنزل الآن لعدة أسابيع ، ولا نهاية للقصص – الجيدة والسيئة – حول التجربة. ولكن هناك بعض التداعيات المهمة التي يجب على تكنولوجيا المعلومات والمنظمات ، بشكل عام ، استيعابها ، ليكونوا جاهزين عند وقوع الكارثة التالية. فيما يلي قائمة بـ 5 “معلومات تعليمية” يجب أخذها في الاعتبار عند وضع الخطط الإستراتيجية للمستقبل.
1. التطبيقات السيئة لا تتسع بشكل جيد
أحد المفاهيم الواضحة التي لم تكن دائمًا على رأس اهتمامات المؤسسات هو مدى جودة التطبيقات التي يجب تشغيل عملي عليها. في الواقع ، نظرًا لأن العديد من التطبيقات لا تتمتع بأفضل تجربة للمستخدم ، فمن الشائع أن الموظفين غالبًا ليسوا منتجين كما ينبغي.
غالبًا ما تكون هذه مشكلة خفية عندما يعمل الجميع من مواقع الشركة ، ويمكن للمستخدمين مساعدة بعضهم البعض (يظهر بحثنا أن ما يصل إلى 25 بالمائة من وقت الموظفين يقضون في مساعدة العمال الآخرين في حل مشكلات الكمبيوتر).
يزداد الأمر سوءًا عندما يعمل الجميع عن بُعد. يمكن للتأثير السلبي المتواضع بنسبة 5 في المائة على الإنتاجية أن يكلف مؤسسة تضم 10000 موظف ما يصل إلى 3 ملايين دولار شهريًا. علاوة على ذلك ، مع هذه الإنتاجية المفقودة ، يصعب إنجاز المهمة بنفس مستوى التوظيف. يجب أن تنظر الشركات في تجربة المستخدم لجميع التطبيقات الموجودة لديها ، وتقوم بترقيتها / تحسينها الآن.
2. لا يجب أن يكون التعاون الجيد دائمًا شخصيًا
ناقشنا لسنوات عديدة كيف كانت مؤتمرات الفيديو طريقة رائعة لتقليل حاجة الموظفين للسفر إلى مكاتب أخرى. لكن لم يكن لها تأثير كبير في الواقع حيث كان الناس ما زالوا يريدون الاجتماع شخصيًا ومناقشة الأمور.
لقد ثبت أن الاستخدام الأكبر الحالي لا يمثل عائقًا أمام إنجاز الأشياء مقابل الاجتماع شخصيًا. يرجع الكثير من هذا إلى أدوات التعاون المحسنة للغاية منذ عامين فقط ، ولكن ربما الأهم من ذلك هيمنة الاتصالات المتنقلة التي تعتمد بشكل كبير على التعاون كأحد أسسها.
أتوقع أنه بمجرد انتهاء الوباء ، سنشهد انخفاضًا في الاستخدام المتزايد الحالي لأدوات التعاون مثل WebEx و Teams و Zoom. ولكن من الواضح أنه لم يتم تخفيضه إلى مستويات ما قبل الجائحة. من المهم للشركات أن تضع في اعتبارك ، نظرًا لأنه تم منح العديد من أدوات التعاون توفرًا مؤقتًا بدون تكلفة ، ما هي الاحتياجات التنظيمية والحصول على التراخيص اللازمة لإبقاء المستخدمين على اتصال.
سيتم استئناف اجتماعات السفر والاجتماعات الشخصية ، لكنني أتوقع أن تتضاءل الحاجة في العديد من الشركات بنسبة 25 إلى 35 بالمائة. أتوقع أيضًا أن يكون هناك استيعاب مماثل في العمل من المنزل للمضي قدمًا لأن العديد من الشركات والمديرين مقتنعون بأن الموظفين منتجين حقًا حتى لو لم يكونوا في المواقع المركزية. من المحتمل أيضًا أن يكون لهذا تأثير على كمية الشركات العقارية التي تحتاج إلى امتلاكها نظرًا لوجود عدد أقل من العاملين بدوام كامل في المواقع المركزية.
3. الاتصال السيئ يمثل مشكلة ، أو أين 5G عندما أحتاج إليه
تمتلك العديد من الشركات تطبيقات قديمة يديرون عليها الكثير من أعمالهم. تم تصميم بعض هذه الأجهزة منذ سنوات عديدة ، ولم يُقصد مطلقًا تشغيلها على أنظمة تم فصلها عن بيئة الشبكة المحلية المركزية ، أو على الأجهزة الحديثة مثل الهواتف الذكية.
غالبًا ما تكون التطبيقات الأكثر حداثة غير مصممة لخصائص الاستخدام غير المتصل أو المتصل بالحد الأدنى. قد تعمل هذه بشكل جيد على شبكات داخلية عالية السرعة حيث لا يمثل وقت الاستجابة والاتصال بالخادم مشكلة. ولكن ما مدى جودة تشغيلها عبر جدار الحماية ، وعبر VPN ، وعبر شبكات المنطقة الواسعة إلى المواقع البعيدة التي قد لا يتم تمكينها باستخدام الألياف عالية السرعة أو حتى سرعات مودم الكابلات المعتدلة.
في الواقع ، أقدر أن 20-25 في المائة من الموظفين قد يكون لديهم اتصال دون المستوى المطلوب (اعتمادًا على الصناعة) مما يؤثر سلبًا على إنتاجيتهم. تحمل تقنية مثل 5G الكثير من الأمل في توفير اتصال عالي السرعة وزمن انتقال منخفض في كل مكان تقريبًا ، ولكنها لم يتم نشرها على نطاق واسع بعد ، ومن المحتمل أن تستغرق 2-3 سنوات لتكون متاحة لجميع المستخدمين تقريبًا. لكي تكون متوافقًا تمامًا مع المشكلات المستقبلية التي قد يقدمها الاتصال ، يجب اختبار جميع التطبيقات ، ويجب اختبار جميع التطبيقات الجديدة ، مع فكرة أنه يمكن تشغيلها عبر شبكات أقل من المستوى الأمثل.
4. الأمن ليس فقط وراء جدار الحماية
مع كثرة العمل عن بُعد ، والاتصالات عن بُعد ، أصبح الأمر بمثابة كابوس أمني للعديد من الشركات. لقد سمعت قصصًا عن ما يصل إلى 70 بالمائة من الموظفين في بعض المنظمات الذين يعملون من المنزل والذين يستخدمون أجهزة الكمبيوتر الشخصية الخاصة بهم.
ما أنواع المخاطر التي تمثلها هذه الأجهزة لبيانات الشركة وخاصة في الصناعات الخاضعة للتنظيم حيث يمكن أن تؤدي انتهاكات البيانات إلى غرامات ضخمة أو ما هو أسوأ؟ حتى في الصناعات غير المنظمة ، يعد فقدان بيانات الشركة أو إصابة أصول الشركة الأخرى من خلال جهاز شخصي مخترق مشكلة كبيرة. نعم ، تمتلك معظم الشركات جدران حماية لمنع الوصول غير المصرح به و / أو لتشفير اتصالات البيانات من أن يتم اعتراضها. لكن جدران الحماية لا تفيد في منع تسليم البرامج الضارة للأفراد المصرح لهم.
كما أن جدران الحماية غير فعالة ضد عمليات تسجيل الدخول التي يتم الاستيلاء عليها (تحدث 65 إلى 75 بالمائة من خروقات البيانات بسبب بيانات الاعتماد المسروقة). يجب أن تركز الشركات على تحسين أمنها من خلال الحد من استخدام الأجهزة الشخصية قدر الإمكان ما لم يتم توصيلها بطريقة آمنة من خلال VDI أو عملية مماثلة “لا شيء على الجهاز المحلي”.
تحتوي مساحات العمل الحديثة (مثل Citrix Workspace و VMWare WorkspaceOne) على آليات تسمح بالعمل من أي جهاز مع عدم وجود مخاطر تقريبًا لفقدان البيانات أو إصابة أنظمة الشركة بالبرامج الضارة. لديهم أيضًا ميزة تمكين استخدام أي جهاز تقريبًا ، لذلك لا يتعين على المؤسسات الإسراع للحصول على آلات جديدة للعمل من المنزل (أعرف أن شركة واحدة احتاجت إلى شراء 10000 جهاز كمبيوتر في أقل من أسبوع على أنها انتقل الموظفون الكاملون من مندوبي خدمة العملاء من مركز الاتصال إلى العمل في المنزل).
5. الدعم ليس مجرد النفقات العامة
لقد أصبح من الواضح أن الشركات التي لديها مكتب مساعدة / دعم أدنى ، والتي ربما تكون قد حصلت عليها عندما كان معظم العمال في الموقع. واجهت فرق الدعم تحديًا حقيقيًا في جعل المستخدمين يعملون على مجموعة كبيرة من المعدات التي قاموا بتثبيتها – حتى أن بعضها مملوك شخصيًا.
يختلف دعم العمال عن بُعد اختلافًا كبيرًا عن إرسال تقنية إلى مكتب الشخص عندما يواجه مشكلة. من الضروري أن تقوم الشركات التي لم تفعل ذلك بالفعل بنشر أدوات دعم عن بُعد عالية الجودة ، مثل توفير التطبيقات / الأجهزة عن بُعد (مع نهج أكثر حداثة ، يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 2.25 مليون دولار سنويًا لـ 10000 موظف) ، وتشغيل الجهاز عن بُعد لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، تحسين إمكانية تسجيل الدخول مثل FIDO و SSO (حوالي 40-50 في المائة من جميع مكالمات مكتب المساعدة مخصصة لكلمات المرور المنسية) ، والاحتفاظ بمخزون إضافي من معدات الحوسبة للمستخدمين عن بُعد في حالات الطوارئ وما إلى ذلك.
الحد الأدنى: لدى الشركات الفرصة الآن للتعلم مما نجح وما لم ينجح خلال هذه الأزمة ، للاستعداد للأزمة التالية (سيكون هناك شيء يأتي مرة أخرى ، ونأمل ألا يكون بنفس الخطورة). استغل هذا الوقت لوضع استراتيجية حتى لا تضطر إلى استخدام معينات الضمادة والشريط اللاصق في المرة القادمة.
