بسبب COVID-19 ، وجدت الشركات نفسها في منتصف أكبر تجربة في العالم للعمل من المنزل. يعتبر الكثيرون العمل عن بعد نعمة ، مما يسمح للموظفين بمواصلة العمل أثناء ممارسة التباعد الاجتماعي خلال هذا الوقت المضطرب.
بالطبع ، حتى قبل أن يجذب فيروس كورونا انتباهنا ، كانت العديد من الشركات تتكيف بالفعل مع مختلف سياسات العمل عن بُعد والعمل عن بُعد. وجدت دراسة أجرتها شركة Owl Labs عام 2019 أن 16٪ من الشركات العالمية كانت بعيدة تمامًا ، و 40٪ كانت مختلطة (الشركات التي تقدم خيارات عن بُعد وداخل المكتب). هناك أسباب جيدة لتبني الشركات لثقافة العمل عن بعد. من عند زيادة الإنتاجيةو تقليل تكلفة العمليةس، وتمكين الوصول إلى مجموعة أكبر من المواهب ، فإن العمل عن بعد له فوائد عديدة.
ومع ذلك ، على الرغم من جميع مزايا العمل عن بُعد ، فإن العمل عن بُعد يمثل أيضًا العديد من التحديات الفريدة. يجب على الشركات وضع معايير الاتصال ومعالجة انخفاض الإنتاجية بسبب نقص الإشراف وإنشاء أنظمة لإدارة المساءلة وتتبع المشاريع وتنفيذ كشوف المرتبات وتحديد أولويات الأمن السيبراني. تشكل هذه العقبات مجتمعة عائقًا كبيرًا أمام العمل المثمر عن بُعد. لحسن الحظ ، باستخدام الإستراتيجية والأدوات الصحيحة ، يمكنك تحديد هذه المشكلات ومعالجتها بشكل فعال لجني الفوائد الكاملة لفريق العمل عن بُعد.
بالنسبة لأولئك الذين ينتقلون بسرعة إلى العمل الرقمي أو حتى للقادة المخضرمين للفرق اللامركزية ، إليك أفضل خمس ممارسات لضمان سير عمليتك بسلاسة.
سيكون من الصعب ضمان الأمان والخصوصية وحماية البيانات في إعداد بعيد تمامًا. لم تعد أنظمة منع التطفل التقليدية وجدران الحماية وصناديق الحماية كافية الآن لأن الموظفين لم يعدوا تحت المحيط الأمني لشركتك. بينما يتم الإعلان عن الشبكات الافتراضية الخاصة كحل ، فهي ليست الحل السريع الذي تتوقعه العديد من الشركات.
أحد الحلول هو حل منع فقدان البيانات (eDLP) المستند إلى نقطة النهاية. يمكنه مراقبة محطات عمل موظفيك وحمايتها بدلاً من مجرد الخوادم والعقد على شبكتك. هذا له فائدة في منع تسرب البيانات من خلال التخفيف من المخاطر على مستوى المستخدم ، حيث تحدث غالبية تهديدات الأمن السيبراني.
هناك طريقة أخرى يمكن للشركات اتباعها وهي استخدام الأجهزة الافتراضية على Windows أو VMware Horizon أو AWS / Azure / GCP أو إعداد خادم طرفي لفريقهم البعيد. من خلال هذا الترتيب ، يمكن للموظفين تسجيل الدخول إلى الخادم باستخدام RDP مع الاستمرار في حماية الشبكة الحساسة والمستودعات الخاصة بالشركة. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك متعاقدون من جهات خارجية أو مستخدمين خارجيين آخرين تحتاج إلى دعمهم.
الاتصالات المتكررة والسلسة هي مفاتيح نجاح فريق العمل عن بعد. تعد كل من Zoom و Slack و Microsoft Teams و Google Hangout و Telegram و 8 × 8 و WebEx و Jabber أدوات مفيدة. يقدم العديد منهم خدمات مجانية لفترة محدودة. في كثير من الحالات ، يقوم مزودو الهواتف المحمولة أيضًا بتوسيع أو إزالة غطاء البيانات.
ومع ذلك ، نظرًا لزيادة الطلب ، فقد تواجه بعض القيود والاضطرابات. على سبيل المثال ، أزال برنامج Zoom مؤخرًا إمكانية الاتصال الصوتي عبر الهاتف من خطته الأساسية. آخر المستجدات، تعطل Microsoft Teams لأكثر من ساعتين لأنه كان مثقلًا بالنشاط. من الجيد أن يكون لديك خطة احتياطية في حالة فشل الخدمة الافتراضية.
بغض النظر عن تفضيلات علامتك التجارية ، اختر واحدة تحتوي على تشفير شامل. إذا كنت تريد حماية أفضل ، فيمكنك تكييف حل منع فقدان البيانات (DLP) أو مراقبة المحتوى وتصفية (CMF) أو نظام منع الانبثاق (EPS). العديد من هؤلاء لديهم مراقبة في الوقت الحقيقي لمحادثات البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية / الدردشة لمنع تسرب البيانات الحساسة عبر قنوات الاتصال الخاصة بك.
يحتوي Office 365 و Google Apps ومجموعات التعاون الأخرى على أدوات مدمجة تتيح للموظفين العمل معًا بسلاسة. يمكنك أيضًا استخدام محركات الأقراص السحابية لتمكين مشاركة المستندات. عند القيام بذلك ، لا تنس تنفيذ سياسات التحكم في الوصول حتى لا تقع المستندات الحساسة في الأيدي الخطأ.
استخدم أدوات إدارة المشروع لتعيين مسؤوليات الفريق ، وتحديد أولويات المشروع ومهامه ، وتقديم توجيهات واضحة. هذا أمر بالغ الأهمية لتعاون الفريق عن بعد. توفر الأدوات المناسبة ساعات عمل للموظفين ، وإنشاء وتتبع المشاريع والمهام في الوقت الفعلي ، والتكامل مع أنظمة الدعم / أنظمة إدارة الأعمال ، والعديد من الميزات المفيدة الأخرى لتحسين تعاون الفريق والمشاركة.
العمال عن بعد يمكن أن تكون عالية الإنتاجية. ومع ذلك ، يمكن للساعات المرنة “التي تعمل دائمًا” يؤدي إلى ثقافة الإرهاق لا يدعم رفاهية الموظف ولا يعزز أولويات الشركة. لذلك ، فإن إنشاء سير عمل متسق يقيس أداء الفريق أمر بالغ الأهمية لضمان بقاء فريقك منتجًا ولا يعاني من الاغتراب أو الإرهاق أو التطبيق الزائد.
على وجه التحديد ، يمكن استخدام برنامج تحليلات سلوك المستخدم والكيان (UEBA) لتتبع سلوك الموظف بحثًا عن علامات الإجهاد أو أي تشوهات أخرى. بالطبع ، يجب على الشركات تنفيذ هذا البرنامج بعناية لأن العديد من حلول برامج مراقبة الموظفين وتتبع الوقت تسمح لك بتسجيل الشاشات. هذا يمكن أن يكون مثبطا ويعيق الإنتاجية. بدلاً من ذلك ، ركز على النشاط والنتائج لدعم كل من الموظفين وأصحاب العمل.
الحقيقة هي أن العديد من المديرين غير مدربين على إدارة الموظفين عن بعد. بعد كل شيء ، تركز ممارسات الإدارة التقليدية على التفاعلات الشخصية ولغة الجسد والمهارات اللينة الأخرى التي لا تترجم جيدًا في العالم الافتراضي.
يتمتع الموظفون عن بُعد أيضًا باحتياجات فريدة تتطلب اهتمامًا خاصًا. فمثلا، مسح أجرته Buffer وجدت أن العمال عن بعد يكافحون مع الانفصال عن العمل ، والوحدة ، والتعاون / الاتصالات. تأكد من أن مديرك على دراية بهذه العناصر الاجتماعية. يبدو الأمر غير منطقي ، لكن التكنولوجيا يمكن أن تساعد في مواجهة العديد من هذه التحديات “البشرية”. إجراء جلسات فردية يومية ، باستخدام مؤتمرات الفيديو ، وتنظيم “الخدع” أو “المبرد المائي” أو وقت الفريق غير الرسمي ، وجلسات توليد الأفكار (على سبيل المثال ، استخدام جدارية من أجل العصف الذهني والمشاركة عن بُعد) ، والجدولة المرنة – كلها نصائح مفيدة. المفتاح هو الاستثمار في الجهد الإضافي والاهتمام بموظفيك.
في حين أنه مؤلم ، يمكن أن يكون هذا لحظة فاصلة للعمل من المنزل حركة. بحلول الوقت الذي نصل فيه إلى نهاية جائحة COVID-19 ، من المرجح أن يكون العمل عن بُعد أكثر معيارية من ذي قبل. يجب أن تستعد الشركات الآن بفهم كامل لسير العمل عن بُعد والأمان والإنتاجية وأدوات المراقبة ، حتى تتمكن من إدارة الفرق اللامركزية على نطاق واسع – لمستقبل العمل عن بُعد هنا بالفعل.
