قبل أسابيع قليلة فقط ، كانت القدرة على العمل من المنزل ميزة أو فائدة حسب الحاجة. الآن ، في أعقاب تفشي COVID-19 ، كل موظف لديه القدرة على العمل عن بُعد يفعل ذلك – ويجنحه إلى حد كبير. تسعى الشركات الآن جاهدة لتلبية احتياجات قاعدة موظفي العمل من المنزل ، من المعدات إلى الأمن إلى المخاوف المتعلقة بالمساحة ، حيث ينتقل عمالهم جميعًا مرة واحدة.
بينما الهجرة من المكتب التقليدي إلى العمل عن بعد من المنزل أو أي مكان آخر كان قد بدأ بالفعل ، مع ما يقرب من ربع الأمريكيين يعملون من المنزل على الأقل لبعض الوقت في عام 2018 وفقًا لمكتب إحصاءات العمل، أدى الوباء العالمي إلى تسريع الاتجاه بشكل أساسي بين عشية وضحاها. وفقًا لاستطلاع حديث أجرته شركة HP ، يعمل 96٪ من موظفي المكاتب الآن من المنزل ، و 63٪ يقومون بذلك دون مساحة عمل مخصصة. والجميع الآن في المنزل (الأزواج ، رفقاء السكن ، الحيوانات الأليفة ، والأطفال). ونتيجة لذلك ، تواجه الشركات الآن تحديات في الحفاظ على إنتاجية الموظفين وسلامتهم وأمنهم مع كونها ذكية بما يكفي لمواصلة التكيف مع مكان عمل جديد – أو مكان عمل أقل – ديناميكيًا.
يقول جاستن هيل ، مطور التدريب في منظمة التدريب على القيادة: “ما هو فريد اليوم هو مفاجأة واكتمال الانتقال إلى وضع العمل هذا للعديد من المؤسسات” فيتالسمارتس. “بينما كان لديهم سابقًا رفاهية الطراز الهجين – فقد أزيل الكثيرون هذا الخيار فجأة.”
قد يكون التنقل في هذا الواقع الجديد أمرًا شاقًا. فيما يلي ما تحتاج الشركات إلى التركيز عليه حتى يتمكن موظفوها من العمل بنجاح من المنزل طالما احتاجوا إلى ذلك.
تعاطف مع الموظفين وهم يواجهون تحديات جديدة
يطرح الوضع الحالي مجموعة من التحديات الفريدة ، وليس فقط بسبب الانقطاع المفاجئ في الانتقال. يعمل العديد من الموظفين الآن في وقت واحد حول جدول أزواجهم أو شريكهم ، ويعتنون بالأطفال أو يدرسون في المنزل ، ويحاولون إيجاد مكان هادئ ومنفصل للعمل دون انقطاع. آخرون يتعاملون مع العزلة المفاجئة للعيش بمفردهم ، دون منفذ اجتماعي للعمل والخروج.
تقليديًا ، غالبًا ما يشعر أولئك الذين يعملون من المنزل بالضغط لإظهار شخصية منفصلة عن حياتهم الشخصية ، ولكن هذا الأمر أكثر صعوبة اليوم. تعتقد تريسي كيو ، كبيرة مسؤولي الموارد البشرية في HP ، أن هناك فرصة للمديرين لتقليل هذا الضغط عن طريق إزالة الحجاب والاعتراف بأن الجميع في نفس القارب.
تقول: “كقائدة ، أنت تصوغ نموذجًا لذاتك الأصيلة وتحتاج إلى تطبيق ذلك”. يضيف Keogh أنه في الأسابيع الأخيرة ، قامت HP بتشجيع الموظفين على إدخال حياتهم المنزلية في الصورة.
تقول: “أجرت إحدى المجموعات مكالمة Zoom مع أطفالهم في أحضانهم”. “كنت على اتصال مع قائد كبير لديه خلفية زووم للأعلى ثم أسقطها لإظهار الفوضى خلفه.” يمنح هذا الموظفين الإذن بأن يكونوا على طبيعتهم ويجعلهم يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بمديرهم والشركة.
تجهيز الموظفين بالأدوات التي يحتاجونها
تتطلب استراتيجية العمل عن بُعد الناجحة الأدوات المناسبة للحفاظ على استمرار العمل وتقليل الاضطراب قدر الإمكان. لحسن الحظ ، كان هناك انفجار في البرامج التي تتيح عقد الاجتماعات عن بُعد في السنوات الأخيرة ، مثل تكبير و مؤتمرات الصوت من Microsoft.
يعتقد Gagan Singh ، نائب رئيس الإستراتيجية والابتكار لأعمال أجهزة الكمبيوتر التجارية في HP ، أن المؤسسات بحاجة إلى تجميع “مجموعة من الأدوات” لتمكين الإنتاجية أثناء العمل عن بُعد. “أنت أيضًا بحاجة إلى أداة دردشة رائعة ، مثل تثاقل أو سكايبيشرح سينغ. “برنامج آخر تريلو لإدارة المشروع ، والتي تعمل بشكل جيد أيضًا عندما تسأل “مرحبًا ، ما الذي تعمل عليه؟”
وبالمثل ، سيحتاج معظم الموظفين إلى أكثر من جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بهم للحفاظ على العمليات اليومية ، مثل شاشات العرض الخارجية و موثوق الطابعات والماسحات الضوئية، إضافات مثل سماعات إلغاء الضوضاء ، والأهم من ذلك ، اتصال إنترنت سريع وآمن. يتعين على الشركات المساعدة بأفضل طريقة ممكنة ، على الرغم من أنها لن تكون قادرة على تلبية احتياجات كل موظف ، لأنها ستختلف من موقع إلى آخر ، ومن منزل إلى منزل.
ضمان الوصول الآمن من المواقع البعيدة
يمكن أن يشكل الانتقال إلى المكاتب المنزلية تهديدات أمنية كبيرة لأن الموظفين لم يعودوا يسجلون الدخول إلى شبكة مركزية ومحمية جيدًا. نتيجة لذلك ، يشكل كل موقع بعيد نقاط ضعف خاصة به.
“لديك سيطرة كاملة على شبكتك عندما يعمل الأشخاص في المكتب ، وعليك الآن التأكد من أن لديك اتصالاً آمنًا ، ولكن لا يمكنك فقط فتح شبكتك الداخلية للعالم” ، مايك بوتر ، الرئيس التنفيذي لشركة الترجيع، خدمة تدعم بيانات الأعمال المستندة إلى التطبيق المخزنة في السحابة. “عليك أن تتأكد من [virtual private network, or VPN] البرنامج قادر على التعامل مع الحمل المتزايد ، وعليك التأكد من أن الأشخاص الذين يعملون عن بعد لديهم حسابات على تلك الشبكة الظاهرية الخاصة ويمكنهم بالفعل تسجيل الدخول. ”
علاوة على ذلك ، مع وصول الموظفين إلى بيانات الشركة من مواقع غير آمنة ، يوصي سينغ من HP بمصادقة مزدوجة ، والتي تتطلب من الموظفين التحقق من هويتهم بطرق متعددة للوصول إلى البيانات الحساسة.
ويوصي أيضًا بممارسة قدر كبير من الحذر وتثقيف الموظفين بشأن المخاطر الجديدة – عمليات التصيد الاحتيالي والبرامج الضارة ومرفقات البريد الإلكتروني – والتي يمكن أن يشكل العمل عن بُعد الآن وجود “50000 منزل ، وليس مكتب واحد”.
قدم المرونة حيثما أمكن ذلك
مع إغلاق المدارس وعمل أفراد الأسرة في أماكن قريبة ، سيكافح الكثيرون للحفاظ على إنتاجيتهم المعتادة. في استطلاع HP ، قال 41٪ من المشاركين أنهم يتنافسون مع أفراد الأسرة على مساحة للعمل في مساحات المعيشة المشتركة و 13٪ يعملون في غرف نومهم. خلال هذه الفترة الصعبة ، يجب على المديرين تقديم أكبر قدر ممكن من المرونة.
يقول كيو: “إنهم بحاجة إلى فهم أن الناس لديهم الكثير من المطالب المتنافسة”. “قد لا يتمكنون من تحديد أوقات اجتماعات معينة ، لذا تأكد من أن المرونة مدمجة حتى يتمكن الأشخاص من العمل في هذه البيئة الجديدة.”
يوضح Keogh أن الجميع سيحتاج إلى بعض الوقت للتكيف ، مضيفًا أن المديرين يمكنهم تسهيل الانتقال من خلال الاعتراف بهذه التحديات والتكيف معها. على سبيل المثال ، توصي بجعل الاجتماعات أقصر وتشجيع الموظفين على استغلال الوقت الإضافي للخروج ، وتمكين الموظفين من العمل وفقًا لجدول زمني يناسبهم.
تقول: “يختلط عمل الجميع وحياتهم ، لذلك لا تشعر بالسوء حيال إيجاد الجدول الزمني المناسب”. على سبيل المثال ، يوضح Keogh أنه بينما سيجد البعض الوقت فقط لمتابعة الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الليل ، يمكنهم احترام وقت توقف زملائهم عن طريق جدولة الرسائل للخروج في صباح اليوم التالي.
التواصل والحفاظ على مشاركة الموظفين
يعد الاتصال الثابت المجدول أكثر أهمية بالنسبة للعمال عن بُعد عندما لا تكون هناك محادثات حول مبرد المياه أو غداء جماعي لتقديم اتصال غير رسمي. يمكن أن يؤثر الافتقار إلى التفاعل على رفاهية الموظفين ، لذلك يحتاج المديرون إلى بذل قصارى جهدهم للبقاء على اتصال والإبداع لجمع الفرق معًا من بعيد.
ينصح Keogh “كن شخصيًا وتأكد من تسجيل الوصول واسأل عن عائلاتهم” ، مضيفًا أنه من المهم أيضًا الحفاظ على الروح المعنوية مرتفعة خلال هذه الفترة الصعبة.
في الواقع ، تقول كيو إن بعض موظفي HP قاموا بجدولة جلسات Hangout وجهًا لوجه في الواقع الافتراضي ، بينما بدأ أعضاء فريقها في إجراء دروس اليوغا معًا عبر مؤتمر الفيديو. “اجتمعوا ، بأي طريقة ممكنة ، لإيجاد طرق للتواصل الاجتماعي.”
على مستوى الشركة ، تعمل HP على تحديث بوابتها يوميًا (وحتى إعداد موقع جديد للهاتف المحمول) بمحتوى مفيد لمساعدة الموظفين على العمل معًا بشكل أفضل من المنزل ، والتشجيع على إيجاد فرص للعطاء والتطوع عبر الإنترنت ، والأفكار الممتعة للترفيه عن الأطفال في المنزل ، والطرق للحفاظ على صحتهم الجسدية والعقلية.
على الرغم من أن الكثيرين لم يكونوا مستعدين لهذا التحول المفاجئ ، يمكن لأصحاب العمل دعم موظفيهم من خلال وضع الأدوات والسياسات المناسبة مع الحفاظ على الحساسية تجاه المرونة والدعم الذي قد يحتاجون إليه. سيؤدي القيام بذلك إلى قطع شوط طويل في تحسين الوضع الحالي ، وقد يوفر أيضًا فوائد تستمر إلى ما بعد أزمة اليوم.
يقول Keogh: “أحد الأشياء الإيجابية التي خرجت من هذه الأزمة هو أننا نسرع تعلمنا في مجال التنقل”. “نقوم بعمل في المنزل لم نكن نعتقد أنه ممكن. سيغير الطريقة التي نعمل بها جميعًا في المستقبل “.
تعرف على المزيد حول ما تفعله HP للمساعدة في الأزمة الحالية.
حقوق النشر © 2020 IDG Communications، Inc.
