أخطاء استخدام البريد الإلكتروني وكيفية تجنبها

نظرة عامة

لا يزال البريد الإلكتروني أحد الطرق الأساسية التي نتواصل بها ، سواء في حياتنا الشخصية أو المهنية. ومع ذلك ، يمكن أن نكون في كثير من الأحيان أسوأ عدو لأنفسنا عند استخدامه. فيما يلي الأخطاء الأربعة الأكثر شيوعًا التي يرتكبها الأشخاص في البريد الإلكتروني وكيفية تجنبها.

الإكمال التلقائي

يعد الإكمال التلقائي ميزة شائعة في معظم عملاء البريد الإلكتروني. أثناء كتابة اسم الشخص الذي تريد إرسال بريد إلكتروني إليه ، يقوم برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك تلقائيًا بتحديد عنوان بريده الإلكتروني نيابة عنك. بهذه الطريقة ، لا يتعين عليك تذكر عنوان البريد الإلكتروني لجميع جهات الاتصال الخاصة بك ، فقط أسمائهم. تكمن المشكلة في أنه عندما يكون لديك جهات اتصال متعددة بأسماء متشابهة ، فمن السهل جدًا الإكمال التلقائي لتحديد عنوان بريد إلكتروني خاطئ لك. على سبيل المثال ، قد تنوي إرسال بريد إلكتروني شديد الحساسية إلى جانيت روبرتس ، زميلتك في العمل في مجال المحاسبة. بدلاً من ذلك ، قد تحدد ميزة الإكمال التلقائي عنوان البريد الإلكتروني لـ Janice Rodriguez ، مدرب كرة القدم لطفلك. نتيجة لذلك ، ينتهي بك الأمر بإرسال بريد إلكتروني حساس للعمل إلى شخص بالكاد تعرفه. لحماية نفسك ، تحقق دائمًا من الاسم وعنوان البريد الإلكتروني في أي بريد إلكتروني حساس قبل الضغط على إرسال.

رد على الكل

بالإضافة إلى حقل إلى ، عند إنشاء بريد إلكتروني ، يكون لديك أيضًا خيار CC:. CC: تعني النسخة الكربونية ، والتي تسمح لك بنسخ المزيد من الأشخاص على بريدك الإلكتروني وإبقائهم على اطلاع. عندما يرسل لك شخص آخر بريدًا إلكترونيًا ويوجد به أشخاص مرتبطون بـ CC ، عليك أن تقرر ما إذا كنت تريد الرد على المرسل فقط أو إذا كنت تريد الرد على الكل لكل شخص تم تضمينه في البريد الإلكتروني. إذا كان ردك حساسًا ، فأنت على الأرجح تريد الرد على المرسل فقط. ومع ذلك ، كن حذرًا عند تحديد رد. من السهل جدًا النقر على Reply-All عن طريق الخطأ ، مما يعني أنك سترد على الجميع في البريد الإلكتروني. مرة أخرى ، عند إرسال بريد إلكتروني حساس أو الرد عليه ، تحقق دائمًا من الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني قبل النقر على إرسال.

المشاعر

لا ترسل بريدًا إلكترونيًا أبدًا عندما تكون منزعجًا عاطفيًا. قد يؤذيك البريد الإلكتروني في المستقبل ، وربما يكلفك صداقة أو وظيفة. بدلًا من ذلك ، خذ لحظة وقم بتنظيم أفكارك بهدوء. إذا كنت بحاجة للتنفيس عن إحباطك ، فافتح بريدًا إلكترونيًا جديدًا (تأكد من عدم وجود اسم أو عنوان بريد إلكتروني في قسم “إلى”) واكتب بالضبط ما ترغب في قوله. ثم انهض وابتعد عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك – ربما اصنع لنفسك فنجانًا من القهوة أو اذهب في نزهة على الأقدام. عندما تعود ، احذف الرسالة وابدأ من جديد. أو الأفضل من ذلك ، ارفع الهاتف وتحدث ببساطة مع الشخص ، أو تحدث وجهًا لوجه إن أمكن. قد يكون من الصعب على الأشخاص تحديد نبرة صوتك ونواياك من خلال رسالة بريد إلكتروني فقط ، لذلك قد تبدو رسالتك أفضل على الهاتف أو شخصيًا. تذكر: الفكاهة (خاصة الدعابة الجافة) لا تترجم جيدًا دائمًا في رسائل البريد الإلكتروني العاطفية ؛ قد لا يفهم الناس رسالتك.

خصوصية

أخيرًا ، يحتوي البريد الإلكتروني على القليل من وسائل حماية الخصوصية. يمكن قراءة بريدك الإلكتروني من قبل أي شخص لديه حق الوصول إليه ، على غرار البطاقة البريدية المرسلة عبر البريد. يمكن إعادة توجيه بريدك الإلكتروني بسهولة للآخرين ، أو نشره في المنتديات العامة ، أو إصداره بناءً على أمر محكمة ، أو توزيعه بعد اختراق الخادم. إذا كان لديك شيء خاص حقًا لتقوله لشخص ما ، فاختر الهاتف واتصل به. من المهم أيضًا أن تتذكر أنه في العديد من البلدان ، يمكن استخدام البريد الإلكتروني كدليل في محكمة قانونية. أخيرًا ، إذا كنت تستخدم كمبيوتر العمل الخاص بك لإرسال البريد الإلكتروني ، فتذكر أنه قد يكون لصاحب العمل الحق في مراقبة أو قراءة بريدك الإلكتروني عند استخدام موارد العمل.

اشترك في OUCH! وتلقي أحدث نصائح الأمان في بريدك الإلكتروني كل شهر.

مصادر

توقف عن هذا الاحتيال
هندسة اجتماعية
إدارة قوائم الإكمال التلقائي لبريدك الإلكتروني:
ويندوز ماك

أوه! تم نشره بواسطة SANS Security Awareness ويتم توزيعه بموجب ترخيص Creative Commons BY-NC-ND 4.0. أنت حر في مشاركة أو توزيع هذه النشرة الإخبارية طالما أنك لا تبيعها أو تعدلها. هيئة التحرير: والت سكريفنز ، فيل هوفمان ، كاثي كليك ، شيريل كونلي